Arbeiten mit Projekten
Das Arbeiten mit Projekten kann Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und einen erheblichen Anteil an der Übersichtlichkeit Ihrer Dateien, Kunden, Prüflinge und Prüfergebnisse haben. Trotzdem ist das Arbeiten mit Projekten nicht zwangsläufig für jeden Nutzer sinnvoll.
Für wen sind Projekte sinnvoll?
Projekte können vor allem dann helfen, wenn sich eine sehr große Anzahl von Prüflingen auf komplexe Unternehmensstrukturen oder viele verschiedene Kunden aufteilen. Speziell für Dienstleister und Unternehmen, die mit vielen Mitarbeitern und Gerätetestern arbeiten, bieten Projekte noch weitere Vorteile.
Für wen sind Projekte nur bedingt sinnvoll?
Verwalten Sie lediglich eine überschaubare Anzahl von Prüflingen im eigenen Betrieb und arbeiten nur mit einigen wenigen Mitarbeitern daran, können Projekte der Übersichtlichkeit ggf. im Weg stehen. Hier kann es sinnvoll sein, das Arbeiten mit Projekten zu deaktivieren. Sollten die Anforderungen steigen und Sie im späteren Verlauf doch Verwendung für Projekte sehen, können Sie diese jederzeit wieder aktivieren.
Wo liegen die Vorteile im Arbeiten mit Projekten?
Projekte ermöglichen es Ihnen, Ihren gesamten Prüflingsbestand in einzelne Arbeitspakete aufzuteilen und nach Bedarf einzelnen oder mehreren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Dadurch stehen jedem Mitarbeiter genau die Daten zur Verfügung, die zur Bearbeitung des aktuellen Arbeitspaketes benötigt werden, ohne diese aus einem großen Datenbestand heraussuchen zu müssen. Die gewählten Elemente werden dabei mit dem Projekt verknüpft. Dementsprechend werden alle Projektdaten auch immer im Gesamtbestand aktualisiert. Über die projektbezogenen Dashboards haben sie den Fortschritt ihrer Arbeitspakte im Blick. Mit dem Update der Gerätetester BENNING ST 760(+) und ST 755(+) können die Daten aus den Projekten direkt aus der Cloud auf den Gerätetester heruntergeladen und bearbeitet werden. Dabei ist für die Prüfung selbst keine Internetverbindung notwendig. Nach der Prüfung können die Daten dann vom Gerätetester wieder hochgeladen werden und stehen direkt zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Dabei haben Sie die direkte Verbindung zwischen dem aktuellen Prüfergebnis und dem Projekt. Dies ermöglicht Ihnen eine genaue Ermittlung der erbrachten Leistung, die zur Berechnung an den Kunden genutzt werden kann. Projekte können entweder abgeschlossen werden oder zur wiederkehrenden Nutzung verwendet werden. Damit lassen sich auf einfache Weise auch Wiederholungsprüfungen nach Abteilungen einer Firma organisieren. Auch hier geben die Dashboards eine schnelle Übersicht über den Zustand der Betriebsmittel in den jeweiligen Abteilungen.
Anwendungsbeispiele für Projekte
Wenn Sie von Ihrem Kunden einen Auftrag über die Prüfung einer Teilmenge oder all seiner Betriebsmittel erhalten, können Sie durch das Anlegen eines Projektes die Datenbanken, Listen und Dokumentationen entsprechend des Auftragsvolumens zusammenfassen. Über das Dashboard können Sie jederzeit den aktuellen Status Ihres Projektes einsehen.
Ihr Kunde hat Betriebsmittel mit unterschiedlichen Prüfintervallen. Beispielsweise Werkzeug, das alle 6 Monate und EDV-Ausstattung die alle 12 Monate geprüft werden soll. Sie erstellen zwei Projekte. Eines lediglich für das Werkzeug und ein Zweites über den Gesamtbestand. Bei der Prüfung der Werkzeuge haben Sie dann nur die notwendigen Prüflinge im Projekt. Bei der Prüfung des Gesamtbestandes stehen Ihnen trotzdem die letzten Prüfergebnisse der Werkzeugprüfung zur Verfügung.
Wenn Ihr Kunde seine Betriebsmittel über diverse Gebäude und Abteilungen verteilt hat, legen Sie einzelne Projekte an, um diese Prüfung übersichtlicher zu gestalten und ggf. die Arbeit auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen.